Tallinna Linnaarhiivi päringutele vastamise kord

TALLINNA LINNAARHIIVI PÄRINGUTELE VASTAMISE KORD

Kehtestatud Tallinna Linnaarhiivi juhataja käskkirjaga nr 1-2/2, 30. märtsil 2016.

Tallinna Linnavolikogu 26. jaanuari 2012 määruse nr 3 "Tallinna Linnaarhiivi põhimäärus" § 8 lg 2 p 2 alusel

1. Üldsätted

1.1 Linnaarhiiv vahendab teavet arhivaalide olemasolu kohta ja arhiividokumentides sisalduvat teavet vastusena asutuste ja isikute päringutele.

1.2 Päringutele vastamise kord (edaspidi kord) reguleerib arhiiviteabe väljastamist Tallinna Linnaarhiivi (edaspidi linnaarhiiv) poolt vastusena päringutele.

1.3 Korra eesmärk on seaduslikkuse, kliendikesksuse ja ühetaolisuse tagamine linnaarhiivist arhiiviteabe vahendamisel.

2. Teabe vahendamisel lähtutakse järgmistest õigusaktidest:

2.1 arhiiviseadus;

2.2 riigilõivuseadus;

2.3 arhiivieeskiri;

2.4 Tallinna Linnaarhiivi tasuliste teenuste ja kaupade hinnakiri (edaspidi hinnakiri);

2.5 käesolev kord;

2.6 muud õigusaktid.

3. Päringu esitamine ja menetlemine

3.1 Vastusena suulisele päringule vahendatakse teavet vaid arhiividokumentide olemasolu kohta.

3.2 Kirjalikke päringuid saab esitada posti teel, e-postiga, kohapeal, veebipõhise vormi abil Tallinna Linnaarhiivi veebilehelt (http://www.tallinn.ee/arhiivindus/) või Tallinna veebilehelt teenuste andmebaasist (http://www.tallinn.ee/teenused).

3.3 Kirjalik päring peab sisaldama päringu esitanud isiku nime või asutuse nime, kontaktandmeid, teabe kasutamise eesmärki ja faktilisi asjaolusid, mille kohta teavet taotletakse.

3.4 Päringu esitaja võib taotleda päringu kiirkorras menetlemist (vastus kahe tööpäeva jooksul, lisatasu vastavalt hinnakirjale). Päringu kiirkorras menetlemise võimalikkus sõltub päringu keerukusest ja töökorralduslikest võimalustest.

3.5 Kui teavet on vaja õiguste ja tehingute tõestamiseks, koostab linnaarhiiv vastuseks kirjalikule päringule arhiiviteatise.

3.6 Vastuseks kirjalikule päringule, milles soovitakse teavet isiklikust huvist lähtuvalt, koostab linnaarhiiv vastuskirja pealkirjaga „Vastus päringule“. Suuremahulise uurimistöö teenust linnaarhiiv ei paku.

3.7 Kui päringule vastamiseks vajalikke arhiividokumente linnaarhiivis ei säilitata, edastatakse päringu esitaja avaldus kaaskirjaga vastamiseks asutusele, kus asjakohased dokumendid leiduvad, teavitades edastamisest  ka avalduse esitajat. Päringu esitajat teavitatakse ka juhul, kui asjakohaste dokumentide asukoht pole teada. 

3.8 Päringule vastatakse ühe kuu jooksul päringu saamisest alates. Kui arhiiviteatise või vastuskirja väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse päringu esitajale tähtaja pikenemisest. Kui arhiiviteatist või vastuskirja ei ole võimalik väljastada, siis teatatakse selle põhjus.

4. Päringule vastuse koostamine ja vormistamine.

4.1 Arhiiviteatise koostamisel lähtutakse arhiivieeskirjast.

4.2 Arhiiviteave vahendatakse arhiiviteatiste, vastuskirjade või koopiatena. Kui päring sisaldab mitut küsimust, võib linnaarhiiv koostada mitu arhiiviteatist või vastuskirja.

4.3 Arhiiviteatisele ja päringu vastuskirjale kirjutavad alla linnaarhiivi juhataja või linnaarhiivi juhataja asetäitja ning päringu lahendaja. SRÜ riigile esitatav arhiiviteatis kinnitatakse pitsatiga. Päringu lahendaja kinnitab lisatud paberkoopiad (vastava templi ja pitsatiga).

4.4 Mitmel lehel vormistatud vastuse korral pannakse allkirjad igale lehele.

4.5 Arhiiviteatisele ja vastuskirjale märgitakse kasutatud arhiividokumentide leidandmed. Leidandmete märkimisel lähtutakse leidandmete märkimise AISis esitatud viisist. Leidandmed esitatakse säiliku, võimalusel lehe(külje) täpsusega.

Näide 1: TLA.82.1.10

Näide 2: TLA.R-413.5.23111, lehed 14–16

Näide 3: TLA.R-1.1-I.3, leht 9

Näide 4: TLA.F-1.2k.11, lehekülg 7

Näide 5: TLA.230.1-IIIA.44/a, leht 5

5. Riigilõivu ja teenustasu võtmine

5.1 Arhiiviteatise saaja tasub arhiiviteatise eest riigilõivu vastavalt riigilõivuseadusele. Vastuskirja ja koopiate eest tasutakse vastavalt hinnakirjale.

5.2 Arhiiviteatise eest ei võeta riigilõivu:

5.2.1 välislepingutes sätestatud juhtudel;

5.2.2 kohtult;

5.2.3 maksuhaldurilt;

5.2.4 prokuratuurilt;

5.2.5 uurimisasutuselt;

5.2.6 notarilt;

5.2.7 kohtutäiturilt;

5.2.8 pankrotihaldurilt;

5.2.9 perekonnaseisuasutuselt;

5.2.10 välisministeeriumilt või Eesti välisesinduselt nende poolt vahendatud avalduselt.

5.3 Riigilõivu saab tasuda sularahas kohapeal või makselinkide kaudu. Teenustasu vastuskirja ja koopiate eest saab tasuda sularahas kohapeal, makselinkide kaudu või arve alusel. Makselingid saadab linnaarhiivi teenistuja e-posti teel. Arve alusel tasumise soovist tuleb eelnevalt linnaarhiivi teavitada.

5.4 Sularahas tasumisel vormistatakse kassa sissetuleku order ning väljastatakse see maksjale.

6. Arhiiviteabe väljastamine

6.1 Arhiiviteave väljastatakse pärast maksmist.

6.2 Isikult või asutuselt ei võeta päringut lahendamisele enne, kui isik või asutus on tasunud talle eelnevalt väljastatud vastuste eest.

6.3 Arhiiviteatis, vastuskiri ja koopiad väljastatakse vahetult päringu esitajale või tema poolt volitatud isikule või saadetakse posti teel või elektrooniliste kanalite kaudu.

6.4 Delikaatseid isikuandmeid sisaldav teave väljastatakse isikule, keda teave puudutab, või tema poolt volitatud isikule isikut tõendava dokumendi alusel. Teabe saatmisel elektroonilisi kanaleid pidi tuleb fail(id) krüpteerida, nii et neid saaks dekrüpteerida ainult adressaat oma ID-kaardiga.

6.5 Teabega, mille suhtes kehtib seadusest tulenev saladuse hoidmise kohustus, toimitakse punktis 6.4 kirjeldatud viisil.

7. Käskkirja kehtetuks tunnistamine

Tallinna Linnaarhiivi 2. juuni 2005 käskkiri nr 9 „Päringutele vastamise kord“ tunnistatakse kehtetuks.

 

   
© 2002-2005 Tallinn  |  Prindi lehekülg  Kontakt
Viimati muudetud: 06.04.2016