Üldjuhul hoitakse praegu tegutsevate asutuste (sh linnaosavalitsuste) arhivaale asutuses kohapeal 20 aastat pärast nende tekkimist või nendega seotud asjaajamise lõppemist. Seejärel jõuab arhiiviväärtuslik (ehk alalise säilitustähtajaga) osa nendest Tallinna Linnaarhiivi.

Tegevuse lõpetanud Tallinna linna ja linnarajoonide rahvasaadikute nõukogude täitevkomiteede ning hilisemate (kuni 1993) rajoonivalitsuste arhiivid kuni nende tegevuse lõpuni (linnas 1989. ja linnarajoonides 1990. aastani).on üle antud Tallinna Linnaarhiivi. 

Linnaarhiiv on vastu võtnud likvideeritud või reorganiseeritud Tallinna linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste tähtajalise säilitusväärtusega arhivaale. Nende hulgas on ka nõukogudeaegseid kaadridokumente (nt rajoonivalitsuste haridusosakonnad, osa Tallinna likvideeritud kaubandus- ja teenindusettevõtteid jne).

Kui asutus (amet) tegevuse lõpetas, siis anti dokumendid Linnaarhiivi. Kui samanimeline asutus mõni aeg hiljem uuesti asutati, on selle perioodi dokumendid praegu asutuses kohapeal. Reorganiseerimisel (näiteks liitmisel teise ametiasutusega) võisid dokumendid minna kaasa uude asutusse. 

Igal juhul tasub kuni 20 aasta vanust dokumentatsiooni esmalt küsida ametiasutuse enda (või tema õigusjärglase) arhiivist, seejärel alles Tallinna Linnaarhiivist.

Näiteks aga  perekonnaseisudokumente, mis on välja antud  pärast 1926. aasta 1. juulit, tuleks küsida Perekonnaseisuameti arhiivist. Samuti on Linnaplaneerimisameti arhiivis Tallinnas asuvate hoonete projektid, vaatamata sellele, et nende loomisest on möödas üle 20 aasta. 2016 aastal ühendati Linnaplaneerimisameti arhiiviga ka endise Kultuuriväärtuste ameti arhiivi toimikud (vanalinna hoonete ning muude muinsusväärtust omavate hoonete projektdokumentatsioon).

Tallinna Hooneregistri (mis lõpetas tegevuse aastal 2003) toimikud, mis sisaldavad hoonete inventeerimisandmeid, on üle antud Tallinna Linnaarhiivile. 

Tallinna Linnavaraameti arhiivis on omandireformi protsessi kajastavad krunditoimikud, Kommunaalameti arhiivis teede, tänavavalgustuse jne tehniline projektdokumentatsioon.

Haridusameti arhiivis võib leiduda andmeid koolide isikkoosseisu kohta.

Vaata ka millist teavet saab Linnaarhiiivist.