linnaarhiivi tegevusaruanne 2004

Tallinna Linnaarhiivi 2004. aasta tegevusaruanne

 Sissejuhatuseks

  Tallinna Linnaarhiivi põhiülesanne on koguda ja säilitada Tallinna omavalitsuse ja asutuste tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaale alates 13. sajandist kuni tänapäevani. Linnaarhiiv peab tagama nende arhivaalide säilivuse ja avalikkuse juurdepääsu nendele arhivaalidele.

Linnaarhiivi mahukaimaks ja kulukaimaks tööks on 2001. aastast alates olnud arhivaalide säilitustingimuste parandamine arhiivihoonete Tolli 4, 6 ja 8 kompleksse renoveerimise kaudu. Eesmärk on tagada Tallinna väärtusliku, ka rahvusvahelises võrdluses väga hinnalise arhiiviainese nõuetekohane säilitamine, arhiivihoidlate mahutavuse suurendamine ligi 70% võrra, arhiivihoonete senisest säästlikum majandamine.

Tallinna linna 2004. aasta eelarves oli renoveerimistöödeks ette nähtud 5 miljonit krooni, mis võimaldas põhiosas lõpule viia suurima hoone, Tolli 8, remondi ning järk-järgult Tolli tänavale tagasi tuua, puhastada, uutesse karpidesse panna ja uuendatud  hoidlatesse paigutada 2001/2002. aastal Linnahalli ajutisele hoidlapinnale evakueeritud arhivaalid. Sellega on renoveerimise kõige keerulisem järk lõppenud, kuigi aastase hilinemisega: 2003. aastal oli renoveerimises paus, sest Tallinna 2003. aasta eelarves Linnaarhiivi investeeringute taotlust ei arvestatud. 2005. aastal on arhiivil investeeringuteks kasutada 1 miljon krooni (taotleti 4 miljonit). Eelkalkulatsioonide kohaselt jääb töid teha veel 8 miljoni krooni ulatuses (renoveerimise kogumaksumuseks on arvestatud 18 miljonit krooni). Tingimusel, et need 8 miljonit krooni investeeritakse kahel järgneval aastal, on siiski reaalne lõpetada Tolli tänava hoonete uuendamine 2007. aasta lõpuks. 

Remondi ja arhivaalide kolimise tõttu oli raskendatud juurdepääs osale arhivaalidele ja arhiivikasutajate teenindamine. Teisalt oli arhiiv niisuguseks olukorraks valmistunud ja ootamatudki probleemid suudeti vähemalt rahuldavalt lahendada.

 Arhiivijärelevalve - töö Tallinna linna asutustega

Vastavalt kehtivale arhiiviseadusele on Linnaarhiivi arhiivijärelevalve all kõik Tallinna linna asutused. 2004. aastal oli neid kokku 282, neist 23 ametiasutust ja 259 ametiasutuste hallatavat asutust.  Arhiivijärelevalve korras kontrollis arhiiv 2004. aastal 21 asutust, sh ühte ametiasutust (Transpordi- ja Keskkonnaamet) ja 20 hallatavat asutust. Töös linnaasutustega pidas arhiiv endiselt esmatähtsaks nende jooksvat nõustamist, tagamaks asutuse dokumentide nõuetekohane korraldamine ja säilitamine kohapeal kuni arhiiviväärtusega arhivaalide üleandmiseni Linnaarhiivi. Arhiiviseadusest ja arhiivieeskirjast tulenevalt viis arhiiv läbi asutuste arhivaalide hindamist arhiiviväärtuse määramiseks ja arhiiviväärtuseta dokumentide hävitamiseks eraldamise lubamiseks (kokku 36) ning väljastas arvamusi asutuste esitatud dokumentide loetelude kohta (50).

 Arhivaalide kogumine

Linnaarhiiv võttis 2004. aastal vastu suhteliselt vähesel arvul arhivaale – kokku 973 säilikut (võrdluseks: 2001. aastal oli vastav arv 27 657; 2002. aastal 10 940 ja 2003. aastal 11 105), neist 869 arhiiviväärtusega (s.t. alatise säilitustähtajaga) ja 104 arhiiviväärtuseta (piiratud säilitustähtajaga).

Vastavalt varem Rahvusarhiiviga saavutatud ja 2003/2004. aastal täpsustatud kokkuleppele anti Riigiarhiivile üle 6 Nõukogude-aegsete Tallinnas tegutsenud riiklike ettevõtete arhiivi kokku 3755 säilikuga (sama kokkuleppe kohaselt anti 2003. aastal Rahvusarhiivile üle 11 arhiivi 13 715 säilikuga). Sellega lugesid Linnaarhiiv ja Rahvusarhiiv omavahelise kokkuleppe täidetuks. 

  Arhivaalide säilitamine ja säilitustingimused

Seisuga 01.01.2005 oli Linnaarhiivis arvel 1235 arhiivi (arhiivifondi) kokku 418 062 säilikuga (ca 5600 jooksvat meetrit), sh 1077 arhiiviväärtusega arhiivi 354 840 säilikuga ja 158 arhiiviväärtuseta (tähtajalist) arhiivi 63 222 säilikuga. Võrdluseks: aasta varem, 01.01.2004, oli arvel 1236 arhiivi kokku 421 816 säilikuga. Säilikute üldarvu vähenemise põhjuseks oli riiklike ettevõtete arhiivide üleandmine Rahvusarhiivi 2003/2004. aastal (vt aruande eelmine lõik).

Arhiivi raamatukogus oli 01.01.2005 kokku 15 659 eksemplari teavikuid – raamatuid ja jadaväljaandeid (aastane juurdekasv 359).

Nagu sissejuhatuses juba märgitud, on Linnaarhiivi mahukaimaks ja kulukaimaks tööks 2001. aastast alates olnud arhivaalide säilitustingimuste parandamine arhiivihoonete Tolli 4, 6 ja 8 kompleksse renoveerimise kaudu.

Projekti koostamisel on lähtutud 2000. aastal OÜ Vana Tallinn poolt tehtud kompleksuurimusest “Hoonete tehnilise seisundi ülevaatus ja renoveerimis-ettepanekud”.

Projekti täpsustatud kogumaksumus : 18 000 000

Kulude suurusjärku hinnates tuleb arvestada, et Tolli 8 hoone viimane kapitaalne renoveerimine toimus 1970.aastate alguses ja et hoonete tehnosüsteemid ning hoidlate senine sisseseade pärines samuti 70.- 80. aastatest või veelgi varasemast ajast. Tööde suur maht ja keerukus eeldab etapiviisilist teostust. 

2001. aastaks oli Tallinna linna eelarves Linnaarhiivile investeeringuteks – Tolli 4, 6 ja 8 renoveerimiseks – eraldatud 1 000 000 krooni, 2002. aastaks 3 000 000 krooni ja 2004. aastaks 5 000 000 krooni. 2005. aastal on kasutada 1 000 000 krooni.

2004. aastal viidi Tolli 8 renoveerimine põhiosas lõpule (välisseinad (v.a. siseõu), lugemissaal, tööruumid, üldehitustööd kõikides Tolli 8 hoidlates, 225 m² hoidla sisustamine liugriiulitega, elektri-, kütte- ja ventilatsioonisüsteem, niiskuse reguleerimise süsteem). Tolli 4 hoones ehitati välja, sisustati ja võeti kasutusele paberi konserveerimise ja restaureerimise labor. Osa Tolli 8 remonditud hoidlaid (ca 200 m²) jäi aga vahendite puudusel veel riiuliteta (inventari, peamiselt hoidlariiulite soetamiseks kulutati 5 miljonist kroonist kokku 475 900 krooni).

Tolli tänava hoidlate remondi praeguses staadiumis ei ole võimalik esitada usaldusväärseid andmeid nende mahutavuse ja koormatuse kohta.

Lisaks kasutuskõlbulikele hoidlatele põhihoonetes Tolli 4, 6 ja 8 oli arhiivi käsutuses 1680 m² rendipinda Linnahallis (rendileping oli sõlmitud tegelikult kuni 30.06.2004). Seal asuvad endiselt kõik Linnaarhiivile üle antud arhiiviväärtuseta (piiratud säilitustähtajaga) arhivaalid – nn vahearhiiv. 2004. aastal toimus Tolli tänava hoidlate renoveerimise ajaks Linnahalli evakueeritud arhivaalide tagasikolimine, mis viidi lõpule 2005. aasta alguses. Sellega vabastas arhiiv poole (840 m²) Linnahallilt renditud pinnast. Teine 840 m² suurune ruum on jätkuvalt vahearhiivi hoidla, ehkki 30.06.2004 lõppenud rendilepingut pole pikendatud.

Tolli 8 renoveeritud hoidlatesse paigutati 596 arhiivi (arhiivifondi) 140 832 säilikuga. Eelnevalt tehti ära nende arhivaalide olemikontroll, need puhastati ja pandi happevabast materjalist püsisäilituskarpidesse. Töö maht on tõeliselt aukartust äratav. Võrdluseks: 2003. aastal puhastati ja karbistati 50 000 säilikut!

Konserveeriti 1357 lehte ja restaureeriti 44 köidet.

Arhivaalide (resp. neis sisalduva teabe) säilivuse ja edasise kasutatavuse tagamiseks jätkas Linnaarhiiv oma võimaluste ja vahendite piires ka nende kopeerimist – mikrofilmimist ja digiteerimist, mis on eriti oluline haruldaste, halvas seisukorras ja sageli kasutatavate dokumentide puhul.

Vastavalt Balti Ajaloo Komisjoniga (Baltische Historische Kommission) 2000. aastal sõlmitud kokkuleppele mikrofilmiti Linnaarhiivis 2004. aastal 15 718 kaadrit Tallinna raearhiivi dokumente (2003. aastal 53 354 kaadrit). “Põhifilmid” jäid Linnaarhiivile, kasutuskoopiad saadeti aga Marburgi Herderi Instituuti (Herder-Institut), kuhu on koondatud Tallinna Linnaarhiivi nn koopiate-arhiiv, mis sisaldab mh Saksamaal valmistatud mikrofilme kõigist 1944. aastal Tallinnast ära viidud ja 1990. aastani Saksamaal asunud Tallinna arhivaalidest. Projekti rahastab Balti Ajaloo Komisjon.

Digiteeriti 720 arhiivi fotokogusse kuuluvat säilikut (fotot) ja 35 Tallinna Aadressbüroo säilikut (44 636 pildifaili).

  Teatmestu arendamine; juurdepääs arhivaalidele; arhivaalide kasutamine

  Juurdepääsu hõlbustamiseks Linnaarhiivis säilitatavale teabele jätkus 2004. aastal arhiivi elektroonilise infosüsteemi arendamine. Linnaarhiivi kogude andmebaas, mis esialgu on kättesaadav vaid arhiivi kohtvõrgus, hõlmas aasta lõpuks 161 700 säilikut (säiliku pealkirja tasemel).

Infosüsteemi arendamise raames koostatakse ka Tallinna raearhiivi – Linnaarhiivi väärtuslikema, rahvusvaheliselt tuntud osa – andmebaasi, mis saab ühtlasi aluseks raearhiivi kataloogi uusväljaandele. 2004. aastal jäi veel selgusetuks, kui suurel määral saab sellesse töösse kaasata Marburgi Herder-Institut`i, ühe olulisema Balti ajaloo uurimise keskuse Saksamaal. Herder-Institut on ühisprojektist väga huvitatud Koostöö põhimõtetes lepiti kokku juba 2003. aasta lõpus toimunud läbirääkimistel. 2004. aastal selgitati võimalusi projekti täiendavaks rahastamiseks (mh Culture 2000, Interreg IIIC kaudu), paraku edutult.

Nagu sissejuhatuses juba osutatud, oli füüsiline juurdepääs arhivaalidele osaliselt raskendatud arhiivihoonetes jätkuva remondi ning arhivaalide ümberkolimise tõttu. Maist septembrini oli remondis ka lugemissaal, kuid selleks ajaks oli sisse seatud n-ö hädalugemissaal ja reeglina sai arhiivikülastaja soovitud dokumentidega tutvuda.   Võrreldes eelmiste aastatega lugemissaali kasutajate hulk ei vähenenud. “Püsiuurijaid”, s.t. isikuid, kes iseseisvalt uurivad ulatuslikumat teemat või üksikküsimust, registreeriti 93 (2001. aastal 63; 2002. aastal 82; 2003. aastal 77). Arhiivi külastusi uurimistöö eesmärgil registreeriti 703 (2003. aastal 673). Uurijad kasutasid kokku 1547 säilikut (2003. aastal 1377). Statistika ei hõlma kõiki episoodilisi  arhiivikasutajaid-ühekordseid teabenõudjad.

Vastamine kodanike ja asutuste päringutele kuulub samuti Linnaarhiivi kui avaliku arhiivi põhiülesannete hulka. 2004. aastal registreeriti 673 avaldust (2003. aastal 645). Need puudutasid valdavalt inimeste tööstaažiga seotud küsimusi. Vastuseks päringutele väljastas Linnaarhiiv 413 nn biograafilist (st reeglina tööstaaži tõendavat) ja kõigest 94 omandiõiguslikku teatist. Vastuse päringule saab Linnaarhiivist 1-2 nädala jooksul.

 Publikatsioonid ja teadustöö 

Tallinna Linnaarhiivi Toimetiste sarjas ilmus kaks raamatut:

1) Anu Mänd, Pidustused keskaegse Liivimaa linnades 1350-1550, Tallinna Linnaarhiivi Toimetised Nr. 7, Tallinn 2004,

2) Kui vana on Tallinn? 13. mail 2004 toimunud konverentsi ettekanded ja diskussioon (koostanud ja toimetanud Tiina Kala), Tallinna Linnaarhiivi Toimetised Nr. 8, Tallinn 2004.

Linnaarhiivi 13. mail Õpetajate Majas korraldatud konverents “Kui vana on Tallinn?” oli ajendatud avalikust huvist Tallinna vanuse – linna “sünnidaatumi(te)ga” seotud probleemide vastu. Konverentsil esines kaheksa Eesti ajaloolast, kes oma ettekannetes käsitlesid Tallinna varasema ajaloo erinevaid aspekte.

Akadeemilistele ringkondadele orienteeritud üritusena korraldas Linnaarhiiv koostöös Aue Fondiga (Helsinki) ja Greifswaldi Ülikooli ajalooinstituudiga esindusliku rahvusvahelise sümpoosioni “Seltsid ja kodanikuühiskond Kirde-Euroopas. Regionaalsed iseärasused Euroopa kontekstis” 23.-25. septembrini 2004 Linnaarhiivis toimunud sümpoosionil oli osalejaid 11 maalt; kolme päeva jooksul peeti 30 ettekannet. Kujunenud on Tallinna sümpoosionide traditsioon (1995 – Soome lahe ümber. Saksakeelsete inimeste liikumine ja tegevus Kirde-Euroopas, 1998 – Linn Kirde-Euroopas. Kultuurisidemed Lübecki õiguse käibeletulekust valgustusajastuni, 2001 – Kirde Euroopa kui ajalooline regioon).

Sümpoosioni ajaks avati Linnaarhiivi näitusesaalis Tallinna gildide ja Mustpeade vennaskonna arhivaalide väljapanek.

Arhiivi töötajad osalesid erialastel konverentsidel ja seminaridel (esineti kokku 6 ettekandega); trükis avaldati 6 teaduslikku artiklit.

Linnaarhiivi töötajate koostatud on ka rida artikleid 2004. aasta lõpus ilmunud “Tallinna entsüklopeedias”.

Linnaarhiiv on jätkuvalt ajalookultuuri ajakirja TUNA üks väljaandjaid (koos Rahvusarhiivi ja Eesti Arhivaaride Ühinguga). 2004. aastal ilmus neli numbrit (tegemist on kvartaliajakirjaga).

 Suhtlemine avalikkusega

3. veebruaril 2004 möödus 100 aastat ajaloolase ja arhivaari, Linnaarhiivi kunagise juhataja Epp Siimo sünnist. 12. märtsil oli Linnaarhiivis Epp Siimo mälestuspäev, kus teda ja tema tööd meenutasid tänased arhivaarid, endised kolleegid Eesti Ajaloomuuseumist ja kaaslased Linnamuuseumi Kodu-uurimise Ringist. Avatud oli Epp Siimo elukäiku tutvustav arhiivinäitus.

Linnaarhiivi suuremad avalikkusele suunatud tööd olid 2004. aastal seotud Tallinna raekoja 600. aastapäeva tähistamisega. Ülelinnalises juubeliürituste kavas oli Linnaarhiivi korraldada Tallinna rae dokumente esitlev näitus “Raad ja tema koda”, mis oli avatud raekoja keldrisaalis 15.05.-15.10.2004 ning kaks konverentsi (vt käesoleva aruande eelmine lõik). Arhiiv osales ka raesaali seinakappide püsiekspositsiooni koostamisel (kappidesse paigutati kõrgekvaliteedilised käsitsi valmistatud koopiad Linnaarhiivis säilitatavatest käsikirjalistest koodeksitest ja ürikutest), tegi kaastöö raekoja juubelialbumile “Tallinna Raekoda” jm.

2003. aastal valminud näitust “Linnaametnik joonistab” (sulejoonistused 15.-16. sajandi Tallinna arveraamatutes) eksponeeriti 2004. aasta algul Ajalooarhiivis Tartus ja seejärel väljaspool Eestit (Helsingi Kaupungintalos, Budapestis Central European Universitys ja Marburgis Herder-Institutis).

Helsingi Kaupungintalos eksponeeriti koos selle näitusega ka valik Tallinna Linnaarhiivis säilitatavaid Soomega seotud haruldasi originaaldokumente.

2004. aasta lõpul ette valmistatud, Tallinna koolides ja muudes asutustes eksponeerimiseks mõeldud rändnäituse “Tallinna vanemaid dokumente” kunstilise ja tehniline teostamise lõpptähtaeg nihkus 2005. aastasse. Sama puudutab Linnaarhiivi tutvustava brošüüri uustrükki (eraldi eesti, saksa ja inglise keeles). 

 

Viimati muudetud: 02.05.2005