Skip to content
Tallinn.ee
Juurdepääsetavus
 °C

Juhend ja näide

Dokumentide hindamine, hävitamine ja arhivaalide üleandmine

Arhiiviväärtuse väljaselgitamine

Arhiiviseaduse § 11 ning arhiivieeskirja 4. peatüki kohaselt hindab Tallinna Linnaarhiiv Tallinna linna asututuste dokumente. Hindamise käigus selgitatakse välja dokumentide arhiiviväärtus. Arhiiviväärtusega dokumente nimetatakse arhivaalideks, mis on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja neid ei tohi hävitada. Arhivaalid antakse üle avalikku arhiivi (Tallinna Linnaarhiivi) püsivaks säilitamiseks. Dokumente, mis hindamisel arhiiviväärtust ei saanud, avalikule arhiivile üle ei anta. Need dokumendid tuleb alal hoida säilitustähtaja lõpuni ja pärast seda hävitada.

Tallinna Linnaarhiiv on 11. veebruari 2012. a hindamisotsusega nr 6. Tallinna linna asutuste hulgast välja selgitanud arhiivimoodustajad – asutused, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhiiviväärtuslikke dokumente ehk arhivaale. Vajadusel täiendatakse seda hindamisotsust uute asutuste osas. Arhiivimoodustajate nimekiri on avalikustatud Tallinna veebis. Kõik Tallinna linna ametiasutused on arhiivimoodustajad.

Arhiivimoodustaja tegevuse käigus tekkivad arhivaalid selgitatakse välja asutuse liigitusskeemi (dokumentide loetelu) alusel dokumendisarju hinnates. Arhiivimoodustaja võib taotleda Tallinna Linnaarhiivilt dokumentide hindamist, juhul kui dokumendid on veel hindamata.

Asutusele, kes ei ole arhiivimoodustaja, kehtib samuti arhiivieeskiri. Asutusel peab olema dokumentide liigitusskeem (dokumentide loetelu) ja ülevaade arhiivi koosseisust (ArhE § 4). Asutus peab dokumente hoidma kuni säilitustähtaja lõpuni. Dokumentide hävitamine tuleb dokumenteerida hävitamisaktiga (ArhE § 14). Arhiivialast nõustamist saab Tallinna Linnaarhiivist.

Dokumentide hävitamine (arhiivimoodustaja)

Arhiivimoodustaja taotleb Tallinna Linnaarhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks vastavalt arhiivieeskirja § 13 lõikele 2 juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.

Dokumentide (teabe) hävitamine tuleb dokumenteerida aktiga. Hävitamisakti kohutuslikud andmed on ära toodud arhiivieeskirja § 14.

Dokumentide hävitamisaktis esitatakse vähemalt järgmised andmed:

1) viide avaliku arhiivi hindamisotsusele;
 2) tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;
 3) sarja nimetus või toimiku pealkiri;
 4) piirdaatumid;
 5) toimikute või muude üksuste hulk;
 6) dokumentide säilitustähtaeg;
 7) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas;
 8) märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.

Soovitame lugeda Rahvusarhiivi juhist hävitamise kohta.

 

Arhivaalide üleandmine Tallinna Linnaarhiivi

Tallinna Linnaarhiiv kogub arhivaale. 2012. aastal jõustunud arhiiviseaduse järgi on arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise tähtajaks 10 aastat pärast arhivaali loomist või asjaajamisest väljumist. 1998. a arhiiviseadus oli üleandmise tähtajaks sätestanud 20 aastat.

Kui arhiivimoodustaja soovib asutuse dokumente üle anda, kuid tal puudub Tallinna Linnaarhiivi hindamisotsus, siis peab ta esmalt taotlema dokumentide hindamist.

Arhivaalide üleandmise soovi korral tuleb pöörduda Tallinna Linnaarhiivi poole.

Tallinna Linnaarhiiv juhendab asutust arhiiviskeemi, kirjelduste jms koostamisel ning annab täpsemad juhised arhivaalide korrastamiseks.

EDHS-ist (Postipoisist) digitaalsete arhivaalide üleandmiseks on loomisel vastav moodul Postipoisi juures.

Digitaalsed arhivaalid (nii EDHS-is kui muudes andmekogudes olevad) antakse säilitamiseks üle Rahvusarhiivi digihoidlasse.

Andmekogude üleandmise tehnilisel ettevalmistamisel on vajalik tihe koostöö asutuse, tarkvara loojate, Tallinna Linnaarhiivi ning Rahvusarhiivi vahel.

Arhivaalide korrastamise ja üleandmise kulud katab üleandja.

Soovitame vaadata Rahvusarhiivi juhist arhivaalide üleandmise kohta, kuna üldjuhul on nõuded samad.

 

Näited

Hindamine

Tallinna Munitsipaalpolitsei Amet (MUPO, moodustatud 2007) on arhiivimoodustaja. Ameti dokumendid on hinnatud hindamisotsusega nr 8,18. mai 2017. Selle hindamisotsusega on hinnatud MUPO dokumendid alates aastast 2007 ja edaspidi loodavad dokumendid. Dokumendid hinnati ameti dokumentide loetelu alusel, sh hinnati ka Tallinna väärteoasjade register, mis on kantud dokumentide loetellu. Register ei saanud arhiiviväärtust.

Hävitamine

Dokumentide hävitamisel lähtub MUPO dokumentide loeteluga kehtestatud säilitustähtaegadest. Tallinna väärteoasjade registri andmete säilitustähtajad on registri põhimääruses § 33.

Väljavõte Tallinna väärteoasjade registri põhimäärusest:

§ 33.  Registrisse kantud andmete kustutamine

 (1) Andmed kustutakse registrist ja kantakse üle arhiivi*, kui:
 1) väärteo eest mõistetud või määratud rahatrahvi tasumisest, asenduskaristusena määratud aresti kandmisest või üldkasuliku töö sooritamisest on möödunud üks aasta;
 2) otsuse täitmine on aegunud karistusseadustiku § 82 kohaselt;
 3) füüsiline isik on surnud;
 4) juriidilise isiku tegevus on lõpetatud.

 (2) Väärteo eest mõistetud karistuse andmeid säilitatakse arhiveerituna kümme aastat arhiivi kandmise kuupäevast arvates karistusregistri seaduse § 24 lõike 6 kohaselt.

*mõeldakse registri (andmekogu) arhiivi, mitte avalikku arhiivi

Nii paberkandjal kui ka digitaalsete dokumentide hävitamisel peab MUPO vormistama hävitamisakti, milles viitab Tallinna Linnaarhiivi hindamisotsusele. Hävitamisakti kavandit Tallinna Linnaarhiivile enam esitama ei pea, kuna dokumendid on 2017. aastal hinnatud. Kui mingi dokumendisari on hindamata (nt sari tekkis pärast hindamist), siis tuleb eelnevalt linnaarhiivilt taotleda lisandunud sarja(de) hindamist.  

Arhivaalide üleandmine

Ametina loodi MUPO aastal 2007 ning arhivaalide üleandmise kohustus tekib aastal 2023. Üleandmistähtaeg 10 aastat kehtib alates 2012 aastast loodud arhivaalidele, enne aastat 2012 loodud arhivaalide üleandmistähtaeg on 20 aastat. Siiski tuleks nt 2012 aastal loodud arhivaalide üleandmise korral üle anda ka varem tekkinud arhivaalid, et järgida arhiiviosa terviklikkuse põhimõtet.

 

Viimati muudetud 23.06.2022