Asjaajamine

Dokument ja arhivaal

Asutuse juhtimisel saadud informatsioon tuleb vajaduste kohaselt läbi töötada, kasutada, edastada ja säilitada. Eristada tuleb olulist informatsiooni mitteolulisest, oluline info peaks üldjuhul olema dokumenteeritud.

Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseadus § 4 lg 1).

Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele (Arhiiviseadus § 4 lg 2). Arhivaalidest omakorda moodustavad teatud osa avalikud arhivaalid.

Avalikud arhivaalid on riigi- ja kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalikõigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid, mis on loodud või saadud seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus (Arhiiviseaduse § 5).

Arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.

Asjaajamise korraldamine

Asjaajamine peab tagama:

asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
nõuetekohaste dokumentide vormistamise
dokumentide kiire ringluse
dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
dokumentide tähtaegse täitmise
dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul

Asjaajamist reguleerivad dokumendid asutuses on asjaajamiskord ja dokumentide loetelu, mis jõustatakse asutuse juhi käskkirjaga.

Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.

Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni arhiivi.

Dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas, dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne. Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi: aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse.

Dokumendiringlus

Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.

Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ning ülesandeks on täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks ja millised otse osakondadesse ning vältida olukordi, et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks.

Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid.

Dokumendi vorminõuded

Üldnõuded dokumentidele:

dokumendid koostatakse, vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt;
dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja lühike;
eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile;
üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat;
kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

Dokumentide registreerimine

Registreerimine peab olema ühekordne ning toimuma algatusdokumendi järgi.

Registreerimisele kuuluvad dokumendid:

asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
asutuses koostatud protokollid ja aktid;
lepingud;
saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

Dokumendiplankide hoidmine

Planke hoitakse lukustatud ruumis, kuhu puudub võõraste inimeste juurdepääs. Rikutud, mittevajalike või kehtetute plankide hävitamiseks moodustatakse komisjon, määrates plankide hävitamise viisi. Hävitamise kohta koostatakse akt.

Asjajamise üleandmine

Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga, mis peab sisaldama:

üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu
tähtajaks täitmata dokumentide loetelu
toimikute loetelu vastavalt dokumentide loetelule
pitsatite arvu, liike, asukohta ja andmeid pitsatite hoidmise eest vastutava ametiisiku kohta
juhi lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud korraldava dokumendi ja ametikirja dokumendiregistri numbrit.

Pitsati kasutamine

Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahend, mis vastab õigusaktis ettenähtud kirjeldusele.

Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Vältida tuleb musta värvi pitserit.

Pitsati olemasolu kasutamise õigus ja kord formuleeritakse asutuse asjaajamiskorras.

Kui asutus kasutab dokumendiplankide turvamiseks reljeefpitsatit, tuleb sätestada kes vastutab pitsati kasutamise eest, milliseid planke turvatakse ja kuhu pannakse reljeefpitsati jäljend. Üldjuhul pannakse see kontaktandmete välja kohale vasakul pool. Mitmelehelise dokumendi puhul pannakse pitser kõikidele lehtedele.

Pitsatiga kinnitatakse allkiri volikirjal, garantiikirjal, arhiiviteatise, lepingul, pangadokumentidel.

Allüksuse nimetusega lihtpitserit (kantselei, personaliosakond, jne) kasutatakse asutuse dokumentidest koopiatele ja väljavõtetele nende saatmisel teistele asutustele.

Tempel on vahend dokumendile teatava kindlas vormis informatsiooni kandmiseks (nt saabumismärke tempel, nimetempel).

Dokumendihalduse õigusaktid

Algusesse