Dokumendirekvisiitide vormistamine
Dokumendiplank
Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele (vt näidisvorminguid). Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. Üldjuhul on plangi formaat A4 (210x297 mm). Planke hoitakse lukustatud ruumis, kuhu puudub võõraste inimeste juurdepääs
Igal ettevõttel peab olema vähemalt 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank (vt näidisvorminguid). Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis.
- Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid.
- Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad ja üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised.
Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud, jms.
Dokumendiliigi plangiväljad kujundatakse üldpangi alusel. Erinevus on selles, et lisaks kirjapeaväljale on dokumendiliigi plangile kujundatud dokumendiliigi nimetus suurtähtedega (KÄSKKIRI, PROTOKOLL, jt), kasutades trükikirja suurusega 12 kuni 24 punkti.
Dokumendi vormistamisel üldplangile tuleb meeles pidada, et dokumendiliigi nimetuse koht on 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast ning kuupäeva ja numbri asukoht on 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast üldjuhul rekvisiitide parempoolses veerus.
Väljasaadetavad dokumendid tuleb vormistada vähemalt ühe turvaelemendiga dokumendiplangile, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.
Dokumendiplangi veerised:
|
Vasak veeris |
3 cm |
|
Parem veeris |
1,2 cm |
|
Ülemine veeris |
0,8 cm |
|
Alumine veeris |
0,9 cm |
Käskkiri (vt näidist) on korraldav dokument, mille annavad välja tippjuht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele, et lahendada asutuse tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi.
Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu aktide täitmiseks. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni.
Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad:
- Põhitegevuse käskkirja (sisemise töökorralduse kohta)
- Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta)
- Puhkusekäskkirjad
- Lähetuskäskkirjad
Igal käskkirjal on omaette numeratsioon.
Käskkiri vormistatakse üldplangile või käskkirja plangile ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse alati kahes originaaleksemplaris.
Käskkiri registreeritakse peale allakirjutamist vastava käskkirjaliigi registris. Käskkirjad registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires. Käskkirja koopiad edastatakse vastavalt jaotuskavale ning tutvustatakse töötajale, kelle tegevust dokument puudutab vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse kelle käskkiri, millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud.
Näide: Tunnistada kehtetuks Tallinna Haridusameti juhataja 02. jaanuari 2007 käskkiri nr 1-2/1 „Asjaajamiskorra kinnitamine".
Dokument, mis kinnitatakse käskkirjaga on tema lisa. Käskkirja lisa vormistatakse puhtale paberilehel ja ta peab olema allkirjastatud. Käskkirja lisale viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus.
Käskkirja lisa lehed nummerdatakse eraldi ning mitme lisa korral nummerdatakse kõik lisad. Lisa esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
Näide:
KINNITATUD
Tallinna Haridusameti juhataja 10. oktoobri 2008
käskkirjaga nr 1.-2/506
LISA
Vaata näidist.
Elektroonilise käskkirjamalli kasutamine
Käskkirja menetlemise probleeme
Protokoll
Protokoll (vt näidist) on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks:
- millal koosolek toimus
- kes osalesid
- kes mida ütles
- mida otsustati
Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev, mitte allakirjutamise kuupäev. Kui koosolekul tehakse ettekanne ning see on kirjalikult olemas, siis ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tekstis tehakse märge Ettekande tekst lisatud.
Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti. Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris.
Protokoll vormistatakse üldjuhul kolme päeva jooksul ühes eksemplaris. Protokolli koopia või väljavõtte vormistab ja edastab protokollija.
Protokollid nummerdatakse jooksva tegevusaasta algusest kuni selle lõpuni.
Protokolli lisa
Protokolli lisale viidatakse tekstis vastava otsusepunkti järel. Kõik protokollile lisatavad dokumendid peavad olema alla kirjutatud.
Akt
Akt (vt näidist) koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku poolt mingi fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks.
Akti vormistab asutuse üldplangile komisjoni liige, kelle määrab komisjoni esimees või kes valitakse komisjoni poolt. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust.
Üleandmis-vastuvõtmisaktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja üleandmise juures viibinud isik. Kui vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, koostab ta eriarvamuse eraldi lehel, mis lisatakse aktile.
Lisadele viidatakse allkirjadest allpool ning pärast allakirjutamist esitatakse akt kinnitamiseks.
Akt kinnitatakse koostamise päeval või järgmisel tööpäeval pärast koostamist kõrgemalseisva juhi allkirjaga. Akti kinnitusmärge trükitakse samale reale kuupäeva ja numbriga sõnumivälja paremale poolele.
Volikiri
Volikiri (vt näidist) on kirjalikus vormis antud volitus, millega juriidiline või füüsiline isik ehk volitaja annab oma nõusoleku mingiks tegevuseks selleks määratud isikule ehk volitatule.
Liiginimetus VOLIKIRI trükitakse suurtähtedega plangi pealkirjaväljale. Volikirjal pealkiri ja pöördumine puudub. Volikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile ja ärakiri valgele paberile.
Tekstis volitatakse asutuse töötajat personaalselt esindama asutust või teostama tema nimel tehinguid. Volitatu nimi ja perekonnanimi trükitakse suurtähtedega nimetavas käändes koos isikukoodiga.
Teksti viimases lõigus märgitakse volikirja kehtimise aeg. Kui kehtivusaja algust ei ole märgitud, kehtib volikiri allakirjutamise hetkest. Volikirja allkiri üldjuhul kinnitatakse pitseriga.
Garantiikiri
Garantiikirjana vormistatakse lubadusi sisaldavaid kirju ning see vormistatakse kirjaplangile. Garantiikirja allkiri üldjuhul kinnitatakse pitseriga. (Vt näidist.)
Ametikiri
Paberkandjal ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris, originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele, asutusse jääb ärakiri. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida - mida, millest ja kellele kirjutati. Erandiks on ringkiri, mis vormistatakse kirjaplangile ühes eksemplaris ja välja saadetakse koopiad.
Elektrooniliselt vormistatakse ametikiri dokumendihaldussüsteemis, allkirjastatakse digitaalselt ning säilitatakse dokumendihaldussüsteemis (digitaalselt allkirjastatud dokumenti ei pea printima paberkandjale).
Ametikirja tekst peab olema:
- lühike, vältida tuleb liigseid sõnu, sest pikki kirju ei loeta korralikult läbi.
- täpne ja selge. Informatsioon peab olema üheselt mõistetav, andmed usaldusväärsed.
- keeleliselt ja juriidiliselt õigesti sõnastud.
- loogiliselt üles ehitatud.
Kirjad jagunevad algatus- ja vastuskirjadeks.
Vastuskiri koostatakse vastuseks algatuskirjale ning iseloomulik ja kohustuslik rekvisiit on viide. Samas küsimuses korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase registriindeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri. See tähendab seda, et mitmes kiri selle numbri all registreeritakse (nt 1-2/562-4). Arv 4 näitab, et dokumendiregistri number „562" all on registreeritud juba neljas kiri vaadeldavas küsimuses.
Näide: ametikirja koostamine (flash video. Kui video ei avane, vajuta siia.)
Näide: avalduse blank