Asjaajamiskord
Tallinna Humanitaargümnaasiumi asjaajamiskord
Tallinna Humanitaargümnaasiumi direktori käskkiri 13.03.2024 nr 1-2/8üt
Tallinna Humanitaargümnaasiumi asjaajamiskord
1. Üldsätted
1.1. Tallinna Humanitaargümnaasiumi asjaajamiskorras (edaspidi kord) määratakse kindlaks Tallinna Humanitaargümnaasiumi (edaspidi THG) asjaajamisele esitatavad nõuded ja asjaajamistoimingute teostajad.
1.2. THG asjaajamises juhindutakse Tallinna linna asutuste ühtsest asjaajamiskorrast, Tallinna Linnavolikogu töökorrast, Tallinna Linnavalitsuse reglemendist, THG põhimäärusest ja teistest õigusaktidest.
1.3. THG vastutab asjaajamisprotseduuride väljatöötamise ja ajakohastamise eest ning koordineerib asjaajamist sekretär.
1.4. THG asjaajamisperiood on 01.jaanuarist kuni 31.detsembrini.
1.5. THG töötajad haldavad, jagavad ja vahetavad teavet elektrooniliselt, sh koostavad ja menetlevad dokumente elektrooniliselt, arvestades linna infotehnoloogiliste vahendite kasutamise reegleid.
1.6. THG asjaajamise eesmärk on tagada:
1.6.1. THG efektiivne töö, inimeste ladus teenindamine ja avalike teenuste tõhus osutamine;
1.6.2. kiire teabevahetus;
1.6.3. teabe lihtne ja kiire leidmine ning juurdepääs sellele;
1.6.4. teabele määratud juurdepääsupiirangutest kinnipidamine;
1.6.5. teabest lähtudes ülesannete tähtaegne täitmine ja asjade lahendamise kontroll;
1.6.6. teabe tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul, sh dokumentide säilimine selliselt, et need on autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni;
1.6.7. THG ülesannete täitmise ja tehtud otsuste täpne ja küllaldane dokumenteerimine vähemalt õigusaktides ette nähtud ulatuses;
1.6.8. dokumentide vastavus õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele.
1.7. Dokument loetakse täidetuks, kui sellest tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi esitajale ja/või saatjale on vastatud.
1.8. Kui õigusakt ei nõua dokumendi koostamist, võib asja lahendada telefoni või otsese suhtluse teel.
1.9. Käesolevas korras käsitlemata küsimustes juhindutakse Tallinna linna asutuste ühtsest asjaajamiskorrast.
2. THG kontaktandmed
2.1. THG asub Tallinnas. THG postiaadress avalikustatakse Tallinna veebilehel.
2.2. THG e-posti aadress on [email protected].
2.3. THG veebilehe aadress on https://www.tallinn.ee/et/humanitaargumnaasium.
2.4. THG infotelefoni number on 6180130.
2.5. THG töötajate kontaktandmed säilitatakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogus ning need on kättesaadavad THG veebilehelt ja Tallinna veebilehel.
3. THG asjaajamises kasutatavad infosüsteemid
3.1. THG kasutab asjaajamises linna ja riigi infosüsteeme.
3.2. THG annab andmeid järgmistesse linna ja riigi infosüsteemidesse:
3.2.1. Eesti hariduse infosüsteem (EHIS);
3.2.2. Eksamite infosüsteem (EIS);
3.2.3. Tallinna Haridusameti andmekogud;
3.2.4. Linna töötaja portaal;
3.2.5. SAP portaal;
3.2.6. E-kool;
3.2.7. Tallinna koolide dokumendihaldussüsteem Postipoiss;
3.2.8. Ametlikud Teadaanded;
3.2.9. Välisprojektide andmebaas (VPA);
3.2.10. Tervisekassa;
3.2.11. SAPveeb;
3.2.12. Ostukeskus Finbite.
4. Paberplankide ja elektrooniliste vormide kasutamine
4.1. THG dokumendiplangid on vormistatud nõuetele dokumendihaldussüsteemis.
4.2. THG kasutuses on ainult elektroonilised plankide vormid.
5. Dokumentide vormistamine
5.1. Dokumentide vormistamise üldnõuded:
5.1.1. dokument vormistatakse infosüsteemis, kasutades elektroonilisi vorme. Vormistamisel järgitakse elektroonilistel vormidel olevat dokumendiliigile omaste elementide koosseisu ja paigutust;
5.1.2. dokument vormistatakse paberil, kui nõue tuleneb õigusaktist või dokumendi kasutusotstarbest;
5.1.3. dokument koostatakse ja vormistatakse õigusaktide, standardite ja nõuete kohaselt;
5.1.4. dokumendi sisu peab olema üheselt arusaadav, võimalikult lühike ja vastama eesti kirjakeele normile;
5.1.5. üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat;
5.1.6. kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
5.2. Asutuse loodud dokumendil on kohustuslikud elemendid ja nendele lisaks dokumendiliigile omased elemendid, mille koosseis lähtub selle dokumendiliigi andmekirjeldusest. Kohustuslikud elemendid on:
5.2.1. dokumendi andja (ametlik nimetus nimetavas käändes);
5.2.2. kuupäev;
5.2.3. sisu;
5.2.4. allkirjastaja(d) või sisu kinnitaja(d) või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.
5.3. Teabe adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist, pidades silmas järgmist:
5.3.1. kui teabel on palju adressaate, üldistatakse need juhul, kui teave on mõeldud üht liiki asutustele või inimrühmale;
5.3.2. sama teabe edastamisel mitmele füüsilisele isikule korraga adresseeritakse teave personaalselt, nimetamata teisi adressaate ja kontaktandmeid;
5.3.3. mitmele juriidilisele isikule sama teabe adresseerimisel nimetatakse põhiadressaat ja lisaadressaadid.
5.4. Dokumendi kuupäev on:
5.4.1. haldusakti või akti puhul allkirjastamise kuupäev;
5.4.2. protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
5.4.3. lepingu puhul allkirjastamise kuupäev. Digitaalselt allkirjastatud lepingu puhul on kuupäevaks viimasena antud digitaalallkirja kuupäev;
5.4.4. väljasaadetava kirja puhul allkirjastamise kuupäev;
5.4.5. dokumendi registreerimise kuupäev, kui dokumenti ei allkirjastata;
5.4.6. saabunud kirja, andmesubjekti päringu, märgukirja, selgitustaotluse või teabenõude registreerimise kuupäev;
5.4.7. muu dokumendi menetlemise toiminguid kajastav kuupäev.
6. Teabevahetus ja dokumendiringlus
6.1. Teavet menetletakse asjaomases infosüsteemis, lähtudes selle andmekogu põhimäärusest ja kasutusjuhendist.
6.2. THG dokumendiringluse skeem on esitatud asjaajamiskorras.
6.3. Dokument saadetakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks selle asjaga
tegelevale juhile, kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja
muud asjaolud või lahendamiseks vastavale ametnikule või töötajale.
6.4. Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse
dokumendiregistrisse. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva
materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate
materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide
asukohale.
6.5. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või
teabenõue vastavalt kuuluvusele reeglina 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest saatjale
kirjalikult. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale
tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.
6.6. Koolile saabunud ja sekretäri poolt registreeritud dokumendid esitatakse läbivaatamiseks direktorile. Riigi õigusaktid ning kohtuga seotud dokumendid (hagiavaldused, kohtukutsed jm) esitatakse direktorile. Dokumendi edastamine täitjale või ühelt täitjalt teisele jälgib kooli sekretär.
6.7. THG menetleb dokumendihaldussüsteemis Postipoiss (edaspidi Postipoiss) teavet, mida ei menetleta teistes infosüsteemides, sh:
6.7.1. üldkäskkirju;
6.7.2. õppetegevuse käskkirju;
6.7.3. personalikäskkirju;
6.7.4. kirjavahetust, mida ei menetleta teistes infosüsteemides.
6.8. Andmesubjekti isikuandmeid puudutavale päringule vastamisel lähtutakse linnapea käskkirjaga kinnitatud Tallinna linna andmekaitsetingimustest.
7. Registreeritava teabe liigid ja teabe registreerimine
7.1. THG registreerib oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe hiljemalt dokumendi
allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval, olenemata teabe loomise, saamise või saatmise viisist ja teabekandjast. Kui dokumendil on märge „Kiire“, siis see registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
7.2. THG registreerib oma ülesande täitmisel loodud ja saadud teabe, sh järgmised dokumendid:
7.2.1. teabenõue;
7.2.2. selgitustaotlus;
7.2.3. märgukiri;
7.2.4. andmesubjektide päring;
7.2.5. haldusakt;
7.2.6. sõlmitud leping;
7.2.7. komisjoni koosoleku protokoll;
7.2.8. asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt;
7.2.9. õppenõukogu protokoll;
7.2.10. hoolekogu protokoll;
7.2.11. juhtkonna protokoll.
7.3. Registreerimisel antakse dokumendile viit ja kantakse infosüsteemi sellesse kuuluva
andmekogu põhimääruses või kasutusjuhendis sätestatud andmed.
7.4. Teave registreeritakse infosüsteemis, kus seda menetletakse. Teave, mis ei ole hõlmatud infosüsteemi, registreeritakse Postipoisis.
7.5. Iga dokument registreeritakse üks kord. Ühes struktuuriüksuses registreeritud dokumenti ei registreerita uuesti teises struktuuriüksuses.
7.6. Teabe registreerib:
7.6.1. sekretär;
7.6.2. vastavalt töökorraldusele muu töötaja.
7.7. Enne teabe registreerimist kontrollib registreerija teabe terviklikkust, sh nõutavate allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Puuduste esinemisest teavitatakse teabe saatjat.
7.8. Dokumendi registreerimisel märgitakse sellele viit. See koosneb sarja tähisest THG
liigitusskeemi järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri või andmekogu järgi ning vajaduse korral dokumenti individualiseerivast numbrist.
7.9. Sama teemat korduvalt käsitlev dokument (nt algatus- ja vastuskiri) registreeritakse sama järjekorranumbriga, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number.
7.10. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide nummerdus asjaajamisperioodi algul numbrist 1, v.a töölepingud, mida nummerdatakse jätkuvalt.
7.11. Dokument, mis ei vasta punktis 7.7 sätestatud nõuetele, registreeritakse, kui see sisaldab olulist, kontrollimist vajavat teavet.
7.12. Elektrooniline dokument tuleb infosüsteemi salvestada muutmata kujul, v.a krüpteeritud fail, mis laaditakse üles dekrüpteeritult. Paberdokument tuleb infosüsteemi lisada digiteeritult.
7.13. Digiteeritud paberdokumendi infosüsteemi hõlmamisel kontrollib toimingu teostaja selle kvaliteeti, sh seda, et dokumendi kõik lehed oleksid digiteeritud ning kogu tekst loetav ja arusaadav.
7.14. E-posti aadressile [email protected] saabunud teabe edastab sekretär Postipoisi saabunud dokumentide loendisse või asjaomase infosüsteemi kontaktisikule. X-tee kaudu saabuvad dokumendid automaatselt Postipoisi saabunud dokumentide loendisse.
7.15. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse templiga saabumismärge. See sisaldab asutuse nimetust, dokumendi saabumise kuupäeva ja viita ning vajaduse korral juurdepääsupiirangu märget „asutusesiseseks kasutamiseks“ või lühendit AK. Juurdepääsupiirangu märkele lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele või sätetele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja kehtivuse lõpptähtpäev.
7.16. Enne säilitustähtaja möödumist ei hävitata ega tagastata elektroonilisele teabekandjale ülekantud ja registreeritud paberdokumentide originaale (kirju, andmesubjekti päringuid, märgukirju, selgitustaotlusi, teabenõudeid), muude paberdokumentide originaale, mille õigsust võib olla vaja tõendada käekirjaekspertiisi abil, ega arhivaale. Esitajale või saatjale tagastatakse paberdiplom, -tõend, -tunnistus vms dokument, mida selle esitaja või saatja võib vajada.
8. Teabe esitamine läbivaatamiseks ja ülesande andmiseks
8.1. Sekretär edastab Postipoisis registreeritud teabe selle sisust lähtudes kooli direktori kui ülesande andjale või vastavalt töökorraldusele menetlemiseks teavet valdavale töötajale.
8.2. Muudes infosüsteemides teabe esitamisel läbivaatamiseks ja ülesande andmiseks
lähtutakse infosüsteemi kuuluva andmekogu põhimäärusest või kasutusjuhenditest.
8.3. Enne dokumendi registreerimist kontrollib dokumendi registreerija dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu (allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja), dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.
8.4. Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud
dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid koolis registreerimata.
8.5. Kui asja lahendamine ei kuulu kooli pädevusse, edastatakse avaldus, taotlus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult viie tööpäeva jooksul.
8.6. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale viie
tööpäeva jooksul tema avaldust (taotlust) või märgukirja kohtule edastamata.
8.7. Dokumendi, mis ei vasta punktis 8.3 sätestatud nõuetele, võib registreerida, kui see
sisaldab olulist teavet.
9. Teabe kooskõlastamine
9.1. Teavet kooskõlastatakse infosüsteemis, kus seda menetletakse. Teabe kooskõlastamisel
lähtutakse infosüsteemi põhimäärusest või kasutusjuhenditest.
9.2. Dokumendid kooskõlastatakse kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel.
Kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.
Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale töötajale ning seejärel astmelt kõrgemale töötajale.
Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb esitada kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest
keeldumine.
10. Teabele juurdepääsu tagamine ja juurdepääsupiirangute kehtestamine
10.1. Juurdepääsupiirang seatakse infosüsteemi tehniliste võimalustega. Enne teabe
infosüsteemi kandmist kontrollib töötaja sellele juurdepääsupiirangu määramise vajadust ning määrab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.
10.2. Kooli dokumendid on üldjuhul avalikud ja avalikustatakse Postipoissi kaudu kooli
kodulehel.
10.3. Seaduses sätestatud juhul kehtestatakse dokumendile või selle osale juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarjad määratakse kindlaks kooli
dokumentide liigitusskeemis.
10.4. Kui dokument ei kuulu juurdepääsupiiranguga dokumendisarja, kuid sisaldab teavet,
millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb juurdepääsupiirang kehtestada eraldi.
10.5. Dokumendile või dokumendisarjale juurdepääsupiirangu kehtestamisel märgitakse
Postipoiss-is ja paberdokumendi esilehele juurdepääsupiirangu aluseks olev seadusesäte ja
piirangu kehtivuse tähtaeg.
10.6 Juurdepääsupiiranguga dokumendi või dokumendisarjaga võib tutvuda töötaja, kellele see on vajalik tööülesannete täitmiseks.
10.7. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava paberdokumendi esimese lehekülje vabale
pinnale tehakse märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ või lühend AK, märkele
lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev.
10.8 Juurdepääsupiiranguga elektroonilistele dokumentidele seatakse juurdepääsupiirang
Postipoissi tehniliste võimalustega.
11. Dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusmärke tegemine ning asjaomase õigusega ametikohad
11.1. Elektrooniline dokument allkirjastatakse või kinnitatakse infosüsteemis digitaalselt. Vajaduse korral väljastatakse elektroonilise dokumendi ametlikult kinnitatud paberkoopia.
11.2. THG dokumentide (kiri, käskkiri, leping jne) allkirjastamise õigusega on kooli direktor või tema kohusetäitja.
11.3. Sekretär ja/või personalijuht kinnitab:
11.3.1. elektroonilise dokumendi paberil väljastatud koopia, ärakirja või väljavõtte õigsust kinnitusmärke ja pitsatijäljendiga;
11.3.2. elektroonilise dokumendi koopia, ärakirja või väljavõtte õigsust digitaalse
kinnitusmärkega;
11.3.3. THG arhiivist paberil väljastatava dokumendi koopia, ärakirja või väljavõtte õigsust kinnitusmärke ja pitsatijäljendiga.
12. Teabe teatavakstegemine ja kättetoimetamine
12.1. Töötaja on kohustatud talle edastatud teabega tutvuma ühe tööpäeva jooksul.
12.2. THG vahetab nende Tallinna linna asutustega, kes kasutavad Postipoissi, seal loodud või saadud dokumente Postipoisi kaudu.
12.3. Muudes infosüsteemides loodud või saadud dokumentide teatavakstegemisel ja
kättetoimetamisel juhindutakse infosüsteemi kuuluva andmekogu põhimäärusest või kasutusjuhenditest.
12.4. Töötaja jagab koolituse või infopäeva käigus saadud teavet asjaomase valdkonna
töötajatega, arvestades autoriõiguse seadusest tulenevaid nõudeid.
12.5 Kui õigusaktide kohaselt tuleb dokument kellelegi teatavaks teha või kätte toimetada, on dokumendi koostaja kohustus tagada selle nõude kiire ja tulemuslik täitmine.
12.6. Kool vahetab Tallinna Haridusameti ja teiste asutustega dokumente dokumendiregistri
Postipoiss-i kaudu.
13. Teabe avalikustamine
13.1. THG tegevuse käigus saadud või loodud teave avalikustatakse Tallinna asutuste dokumendiregistris, Tallinna veebilehel või seaduse alusel muul viisil.
13.2. Infosüsteemides menetletava teabe avalikustamine on reguleeritud infosüsteemi kuuluva andmekogu põhimääruses või kasutusjuhendites.
14. Asja lahendatuks lugemine
14.1. Asi loetakse lahendatuks või dokument tähtajal vastatuks, kui saadud või edastatud teave on infosüsteemis registreeritud ning:
14.1.1. teabest tulenevad toimingud on õigusaktides ette nähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud;
14.1.2. teabe saatjale ja/või edastajale on vastatud;
14.1.3. vastus on postiteenust osutavale ettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
14.1.4. dokument on asjast huvitatud isikule elektrooniliselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
14.1.5. on sooritatud muud õigusaktides ette nähtud toimingud.
14.2. Kui õigusaktide kohaselt ei ole vaja asja lahendamiseks koostada eraldi dokumenti ja asi on lahendatud telefoni või otsese suhtluse teel ning teave on registreeritud Postipoisis, siis teeb asja lahendav töötaja Postipoisis algatusdokumendi väljale „Märkused“ täitmismärke, näidates, kes, millal ja kuidas asja lahendas. Samuti täidab asja lahendaja Postipoisis vastamiskuupäeva välja „Vastatud kpv”.
15. Asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
15.1. Asja lahendamise tähtajad on reguleeritud Tallinna linna asutuste ühtses asjaajamiskorras.
15.2. Muudes infosüsteemides on ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontroll reguleeritud infosüsteemi kuuluva andmekogu põhimääruses.
15.3. Asja tähtaegse lahendamise ja lahendamisel THG Postipoissi vastamismärke tegemise eest vastutab täitja.
15.4. Lepingu täitmise eest vastutab selle kontaktisikuks määratud töötaja.
15.5. Vastamistähtajad on järgmised:
saabunud kiri ja avaldus – 30 kalendripäeva;
märgukiri ja selgitustaotlus – 30 kalendripäeva;
teabenõue – 5 tööpäeva.
15.6. Asi lahendatakse viivitamata, arvestades õigusaktides ette nähtud tähtaegu.
Mõjuval põhjusel võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada.
15.7. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
15.8. Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
16. Teabe säilitamine ja hävitamine
16.1. Teabe säilitamise riigi ja linna andmekogudes tagab selle vastutav töötleja. Teabe säilitamise ja hävitamise täpsem kord on reguleeritud andmekogu põhimääruses. Andmekogu põhimääruses reguleerimata teabe säilitamisel ja hävitamisel juhindutakse arhiiviseadusest, Tallinna Linnaarhiivi (edaspidi linnaarhiiv) või Rahvusarhiivi juhistest ning käesolevast korrast.
16.2. Teavet hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või linnaarhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa.
16.3. Teabe (sh elektroonilise teabe), v.a arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks.
16.4. Teabe hävitamisel või arhiivi üleandmisel lähtutakse linnaarhiivi hindamisotsusest ja THG liigitusskeemis märgitud säilitustähtaegadest. Hindamisotsuse puudumisel võetakse ühendust linnaarhiiviga.
16.5. Digitaaldokumente säilitatakse Postipoiss-i infosüsteemis.
16.6. Paberdokumendid koondatakse toimikutesse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).
16.7. Toimiku seljale ja/või kaanele märgitakse kooli dokumentide liiditusskeemis dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Dokumendid järjestatakse toimikus kronoloogiliselt, nii et need käsitlevad asja terviklikult ja toimiku lõpetab asjas viimasena koostatud või saadud dokument.
16.8. Dokumentide hävitamisel lähtutakse arhiivieeskirjast.
16.9. Ülevaadet arhiivi koosseisust hoiab ajakohasena personalijuht.
17. Pitsatite hoidmine, kasutamine ja hävitamine
17.1. THG suure vapi kujutisega pitsatit hoitakse sekretäri lukustatud seifis.
17.2. Sekretär korraldab pitsatite tellimise ning peab ülevaadet pitsatijäljenditest.
17.3. Rikutud, ebavajalike või kehtetute pitsatite hävitamiseks koostab sekretär hävitamisakti, mis sisaldab hävitatavate pitsatite jäljendeid, ja korraldab pitsatite hävitamise teenuseosutaja vahendusel.
18. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine
18.1. Töösuhte lõppemisel, peatumisel või töökoha vahetamisel annab töötaja vahetule juhile või juhi määratud isikule üle töökohaga seotud asjaajamise, eelkõige:
18.1.2. lahendamisel olevad tööülesanded, sh edastab täitmiseks infosüsteemides pooleli olevad eelnõud ja tööülesanded;
18.1.3. teabe komisjonidesse ja töörühmadesse kuulumise kohta;
18.1.4. kasutatavate infosüsteemide loetelu, mis vajavad juurdepääsuks kasutajaõigusi;
18.1.5. muu teabe, mis on asjaajamise üleandmisel oluline.
18.2. Asjaajamise üleandmise kohustus:
18.2.1. Töösuhte lõppemise või peatumise korral annab töötaja asjaajamise üle selle vastuvõtjaks määratud töötajale töölt lahkumise päevaks.
18.2.2. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui seda nõuab kooli direktor, üleandja või vastuvõtja.
18.2.3. Kooli tegevuse lõpetamise või ümberkorraldamise korral antakse asjaajamine üle õigusaktide kohaselt.
18.3. Töökohad, kes peavad töösuhte lõppemisel või peatumisel vormistama asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti:
18.3.1. Sekretär;
18.3.2. Personalijuht;
18.3.3. Direktori asetäitja majandus alal;
18.3.4. HEV koordinaator;
18.3.5. Õppejuht.
18.4. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama järgmist teavet:
18.4.1. lahendamisel olevate ülesannete ja asjaomaste dokumentide loetelu;
18.4.2. täitmisel olevate lepingute loetelu;
18.4.3. komisjonide ja töörühmade loetelu, kuhu asjaajamise üleandja kuulub;
18.4.4. kasutatavate infosüsteemide loetelu, mis vajavad juurdepääsuks kasutajaõigusi;
18.4.5. muud teavet, mis on asjaajamise üleandmisel oluline.
18.5. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti koostamisel võetakse aluseks Postipoisis olev vorm ja sellega seotud menetlus.
18.6. Lisaks asjaajamise üleandmisele annab töötaja üle tema kätte antud THG vara selle vastuvõtjaks määratud töötajale.
19. Rakendussätted
19.1. Tunnistada kehtetuks THG direktori käskkiri 19.aprill 2016 nr 1-3/ 11-üt “Tallinna Humanitaargümnaasiumi asjaajamiskord“.
19.2. Käskkiri jõustub 01.01.2024.
| (allkirjastatud digitaalselt) |
| Annelii Juhkama |
| direktor |