Toetuse taotlus esitatakse ISETEENINDUSKESKKONNAS, mis on ka edaspidi Sinu peamine töövahend otsustest teadasaamiseks, lepingute sõlmimiseks, sündmuste muutmise või tühistamise teadete edastamiseks, vahe- ja lõpparuande esitamiseks, sh kasutatud toetuse osas kuludokumentide esitamiseks.

Taotluste vastuvõtmise kuupäevad kuulutab välja Tallinna Strateegiakeskus. Keskus annab taotluste vastuvõtmise kuupäevadest teada üleriigilise levikuga päevalehes ja Tallinna veebilehel. Taotlus esitatakse keskuse poolt määratud taotluste vastuvõtmise kuupäevaks, kuid vähemalt 60 kalendripäeva enne konverentsi algust. Hiljem esitatud taotlused jäetakse läbi vaatamata.

Toetust saab taotleda eraõiguslik või avalik-õiguslik juriidiline isik. Toetust ei saa taotleda füüsiline isik, kohaliku omavalitsuse ametiasutus ega selle hallatav asutus, valitsusasutus ega valitsusasutuse hallatav asutus.

Taotleja peab vastama järgmistele tingimustele:

• taotleja on äriregistri andmetel registreeritud Eesti Vabariigis;
• taotleja on tegutsenud vähemalt ühe majandusaasta ja on esitanud kõik esitamiseks kohustuslikud majandusaasta aruanded kas äriregistrile või muul seaduses sätestatud kohustuslikul viisil;
• taotlejal on tasutud riiklikud ja kohalikud maksud ning tal ei ole Tallinna linna ees muid võlgu või on need ajatatud. Võla ajatatuse korral peavad maksed olema tasutud maksegraafiku kohaselt. Taotleja peab olema esitanud maksukorralduse seaduses ja teistes maksuseadustes nõutavad maksudeklaratsioonid;
• taotleja suhtes ei ole algatatud likvideerimis-, saneerimis- või pankrotimenetlust ega ole tehtud pankrotiotsust.

Toetust antakse rahvusvahelise konverentsi korraldamiseks Tallinnas. Toetust saab taotleda ainult abikõlblike kulude katteks, kusjuures taotletava toetuse suurus ei tohi ületada toetuse ülemmäära 30 000 eurot ning oma- ja kaasfinantseering peavad kokku moodustama vähemalt 40% konverentsi abikõlblikest kuludest.

Konverents, mille korraldamiseks toetust antakse, peab vastama vähemalt järgmistele tingimustele:

• konverents toimub Tallinnas 12 kuu jooksul taotluse esitamisest;

• konverents toimub ajavahemikus 1. oktoobrist kuni 30. aprillini; 

• konverentsi programm kestab vähemalt kaks järjestikust päeva ning sisaldab neil kahel päeval konverentsi sisulist osa kestvusega minimaalselt 4 tundi päevas; 

• välisdelegaadid on vähemalt kahest välisriigist;

• välisdelegaatide arv on jaanuaris, veebruaris ja märtsis toimuval konverentsil vähemalt 75 ning aprillis, oktoobris, novembris ja detsembris toimuval konverentsil vähemalt 120.

Abikõlblikud kulud:

• konverentsiruumide üürikulu;
• konverentsi läbiviimiseks vajaliku tehnilise toe teenuse (esitlustehnika, tõlketeenus, hääletus- ja küsitlussüsteemid jms) kulu, välja arvatud virtuaal- ja hübriidkonverentside tehniline teostus;
• Tallinna linna kui konverentsi toimumise sihtkohta reklaamivate turundusmaterjalide (trükised, videod, digitaalsed vahendid jms) kulu;
• sihtkohta ja kohalikku kultuuri tutvustavate tegevustega seotud kulu;
• konverentsi ühe vastuvõtuürituse kultuuri- ja meelelahutusprogrammi korraldamise kulu (kohalike esinejate tasud, ruumide üür, toitlustamine jms);
• konverentsi korraldamise teenuse kulu (sh eelarve koostamine, aruandlus jms).

Abikõlblikud kulud peavad olema põhjendatud, läbipaistvad, sisult arusaadavad ning konverentsi korraldamiseks vajalikud. Abikõlblikud kulud peavad olema taotluses nimetatud ja tehtud abikõlblikul perioodil. Kulude tegemist tõendatakse pangaülekandega (maksekorralduse koopiaga).

Toetuse tulemusena peab:

• suurenema Tallinnas ööbivate välisriikidest pärit konverentsituristide arv ja turismitulud
• vähenema turismi hooajalisus
• suurenema kohalike ettevõtjate, teadlaste ja spetsialistide võimalused arendada rahvusvahelisi koostöövõrgustikke ja vahetada oskusteavet

• kasvama Tallinna linna tuntus maailmas eri valdkondade kompetentsikeskuse ja konverentsiturismi sihtkohana

Taotlusega koos tuleb esitada järgmised lisadokumendid:

1) konverentsi programmi kavand (konverentsi toimumise aeg, üldine päevakava koos kaasnevate ürituste ja toimumiskohtadega), sh konverentsi eestvedaja nimi, telefoninumber, e-posti aadress ning teave erialaliitu või rahvusvahelisse organisatsiooni kuulumise kohta;

2) teave selle kohta, kuidas konverents täidab toetuse andmise eesmärke ja tingimusi, kord § 3;

3) sihtkoha tutvustamise tegevuskava (välisdelegaatidele Tallinna linna kui turismisihtkoha ning kohaliku ajaloo ja kultuuri tutvustamiseks mõeldud tegevused nii konverentsi eel kui ka ajal, nende tegevuste ajakava ja kommunikatsioonikanalid);

4) teave selle kohta, kuidas konverentsil rakendatakse kestlikke ja keskkonnasäästlikke lahendusi.

Taotluse menetlemine

Taotluse menetlemise esmane faas on taotluse vastavuskontroll (kulude abikõlbulikkus, taotluse ja taotleja tingimustele vastavus), mille käigus võidakse tuvastada puuduseid (nt taotleja ei vasta korrale, kulud ei ole abikõlbulikud, taotlejal on maksuvõlad jne). Juhul kui taotleja ei suuda puuduseid kõrvaldada või ei esita tähtaegselt palutud lisainfot, tagastab keskus taotluse läbi vaatamata ning teavitab taotlejat sellest kirjalikult.

Taotluse vastavaks või mittevastavaks tunnistamine otsustatakse 14 tööpäeva jooksul arvates taotluse vastuvõtmisest. Juhul kui taotluses on puudusi, peatatakse menetlus kuni puuduste kõrvaldamiseni. Otsus saadetakse taotlejale e-posti teel TTRi iseteeninduskeskkonna kaudu.

Vastavaks tunnistatud taotluste läbivaatamiseks moodustab Strateegiakeskuse juht vähemalt kolmeliikmelise komisjoni. Komisjon teeb Strateegiakeskuse juhile ettepaneku toetuse andmise või taotluse rahuldamata jätmise, toetuse suuruse ning vajaduse korral taotluse menetlemise edasilükkamise kohta.

Taotlust hinnatakse kolme kriteeriumi alusel:

• konverentsil osalevate välisdelegaatide arv – osakaal hindes 40%;
• konverentsi programmi kestus – osakaal hindes 30%;
• konverentsi toimumise kuu – osakaal hindes 30%;

Strateegiakeskuse juht otsustab toetuse andmise või taotluse rahuldamata jätmise 14 tööpäeva jooksul pärast komisjonilt ettepaneku saamist. Strateegiakeskus edastab otsuse taotlejale TTRi kaudu viie tööpäeva jooksul arvates otsuse tegemisest. Strateegiakeskusel on õigus avalikustada otsus toetuse andmise kohta Tallinna veebilehel. Vajaduse korral sõlmitakse toetuse kasutamise leping. Lepingu vormi kinnitab strateegiakeskus.

Lõpparuanded (konverentsi aruanne ja kuluaruanne) esitatakse keskusele toetuse saaja poolt 40 kalendripäeva jooksul pärast konverentsi toimumist TTR iseteeninduskeskkonnas. Kontrollitud ja korrale vastavad aruanded kinnitab keskus 30 kalendripäeva jooksul nende esitamisest.