Sisekontroll

Sisekontrolli sektori tööplaan 2018 

  • Personalitöö korraldus ja vastavus lastekaitseseadusest tulenevatele nõuetele (huvikoolid)
  • Õppe- ja kasvatustegevuse vastavus ning kooli sisekontrolli süsteem ja selle toimimise tõhusus
  • Varade olemasolu (k.a alla 500 euro) ja varade arvestus FIS-i põhivaramoodulis
  • Majandustegevuse korraldus ja dokumenteerimine lasteaedades
  • Tegevus- ja toimingupiirangute järgimine
  • Müügiautomaadid: kaardistamine, analüüs ja ühtse regulatsiooni välja töötamine
  • Kesksete riigihangete tulemusel sõlmitud lepingute täitmise kontroll asutustes
  • Omatulu teenimise korraldus huvikoolides
  • E-õpilaspileti keskkonna kaudu koolilõuna toetuse üle arvestuse pidamise kontroll
  • Erakorralised kontrollid

Sisekontrolli sektori põhimäärus 

Sisekontrolli süsteem (sisekontrontrolli sektori ettekanne, aprill 2018)
  

Sisekontrolli üldeeskiri 

1. Reguleerimisala ja alused
1.1 Üldeeskiri sätestab Tallinna Haridusameti (edaspidi ameti) sisekontrolli sektori (edaspidi sektori) põhimäärusest tulenevad tegevused, mille aluseks on Tallinna põhimääruse § 542 ja 543 ning Tallinna Linnavalitsuse 16.06.2004 määrus nr 60 Tallinna linna ametiasutuste ja nende hallatavate asutuste siseauditi üldeeskirja kinnitamine.
1.2 Üldeeskiri sätestab regulatsioonid sektori tööplaanis ettenähtud kontrolltoimingute planeerimisele, läbiviimisele ja sellest tulenevale aruandlusele. Kontrollile järgneb soovituste rakendamise seire või järelkontroll. Plaaniväline kontroll viiakse läbi järelvalve teostamist tingivate, päevakorral olevate ja erakorraliste asjaolude selgumisel, sh. kodanikelt saadud avalduste, kaebuste, taotluste, teiste kontrolli teostavate asutuste ettekirjutuste ning muude asjaolude ilmnemisel.
1.3. Sisekontrolli läbiviimine hõlmab järgmisi tegevusi:
1.3.1 kontrolli läbiviimine, arvestades võimalike riskianalüüsi ohtude ja järeldustega;
1.3.2 ameti ja tema hallatavate asutuste (edaspidi asutuste) tegevuse süstemaatiline kontroll ja sellest lähtuv olukorra analüüs, mis tagab objektiivse teabe kehtestatud nõuetest kinnipidamise ning ressursside seadusliku, säästliku ja tõhusa kasutamise kohta;
1.3.3 õigusaktidest kinnipidamise, vara kaitstuse ja ameti ning asutuste tegevuse otstarbekuse kontroll;
1.3.4 põhjendatud meetmete rakendamis-ja parendusettepanekute tegemine.
1.4. Kontrollimise eesmärk on ameti ja asutuste tegevuse tulemuslikkuse kontroll ja hindamine, et suurendada juhtkonna kindlustunnet asutuse tegevuse juhtimis- ja kontrollimeetmete otstarbekusest.

2. Sisekontrolli objekt ja ulatus

2.1.Sisekontrolli objektiks on ameti üksuste ning asutuste kogu tegevus.
2.2. Kontrolli teostamisel on peatähelepanu kontrollitava asutuse või ameti üksuse sisestel protsessidel ja nendest tulenevatel mõjudel. Samas arvestatakse ka asutuse või ameti üksusega kaudselt seotud tegureid, mis võivad mõjutada püstitatud eesmärkide saavutamist. Kontrolli ulatuse juures tuleb arvesse võtta asjassepuutuvaid süsteeme, andmeid, personali ja füüsilised varasid.
2.3. Kontrolli ulatuse määrab kontrollülesanne ja tema eesmärk, kusjuures määratlemise aluseks on:
2.3.1 olulist informatsiooni sisaldavad õigusaktid ning dokumendid;
2.3.2 varasemad kontrollid;
2.3.3 teave objektiga seotud informatsiooni valdavatelt isikutelt;
2.3.4 sektori tööplaan.

3. Sisekontrolli planeerimine

3.1. Planeerimisel arvestatavad asjaolud
3.1.1 kontrolli eesmärk ja olemus;
3.1.2 ülevaade kontrolli objektist;
3.1.3 eeldatavad riskid;
3.1.4 kontrollijate isiklik kogemus;
3.1.5 juhi kohustus tagada vajalikele andmetele ligipääs, tõendusmaterjali kättesaadavus;
3.1.6 kontrollaja optimeerimine;
3.1.7 kontrolli ulatus.

3.2.   Sisekontrolli meetodid
3.2.1 tegevuse taasesitus;
3.2.2 ristküsitlus;
3.2.3 analüütiline ülevaade;
3.2.4 füüsiline kontroll;
3.2.5 andmebaaside võrdlemine;
3.2.6 intervjuude läbiviimine;
3.2.7 aruanded, uurimused;
3.2.8 sõltumatu osapoole arvamus;
3.2.9 matemaatilised mudelid;
3.2.10 küsimustike kasutamine;
3.2.11 võrdlemine;
3.2.12 kaardistamine;
3.2.13 läbijalutamine.

3.3. Sisekontrolli kava ja kontrollist teavitamine
3.3.1. Sektori sisekontrolli aasta tööplaan kinnitatakse ameti juhataja käskkirjaga.
3.3.2. Kontrollitava asutuse või üksuse juhti teavitatakse kirjalikult plaanilise kontrolli läbiviimisest viis päeva enne kontrolli algust. Vastavasisulise sisekontrolöri kirjaga määratakse kontrollülesanne, kontrolliobjekt, toimingute ajakava ning kontrollijate nimed.
3.3.3. Sisekontrolli läbiviimiseks võib sisekontrolör kaasata ka eksperte.
3.3.4. Ameti juhataja käskkiri plaanivälise kontrolli teostamise kohta tehakse kontrollitavale teatavaks hiljemalt vahetult enne kontrolli teostamist.

4. Kontrollijate õigused ja kohustused
4.1. Kontrollijal on õigus:
4.1.1. Sektori plaanilise või plaanivälise kontrollülesande täitmiseks omada selleks vajalikku juurdepääsu kõigile kontrollitavatele dokumentidele, andmebaasidele ja muule informatsioonile, samuti vastavatele kontrollitavatele objektidele ja isikute kõigisse ruumidesse, kui selline kohustus tuleneb õigusaktidest või lepingutest;
4.1.2. Sektorile pandud ülesannete täitmiseks saada kontrollitavatelt asutuste või ameti üksuste ametnikelt ja muudelt isikutelt vajalikku informatsiooni, materjale, aruandeid ning kirjalikke ja suulisi seletusi;
4.2. Kontrollijate kohustused on reguleeritud käesoleva üldeeskirjas käsitletud menetlusetappides.

5. Kontrolli läbiviimine
5.1.  Dokumenteerimine
5.1.1. Igasugune kontrolli käigus saadud teave, mis on järelduste tegemise, soovituste andmise, riskide hindamise ja tulevaste kontrollide kavandamise aluseks, dokumenteeritakse.
5.1.2. Kui kasutatakse elektroonilist tõendusmaterjali, lisatakse täielik tõendusmaterjali päritolu, sisu ja asukoha kirjeldus.
5.1.3. Kontrolli käigus saadud dokumendid ja kontrolli läbiviijate koostatud tööpaberid, milledel tuginevad kontrolli aruandes esitatud tähelepanekud, järeldused ja soovitused, moodustavad kontrolli tõendusmaterjali, mis koondatakse kontrolli toimikusse.

5.2. Kontrolli tõendusmaterjal
5.2.1. Kontrolli tõendusmaterjali peamised liigid on:
5.2.2 dokumentaalsed;
5.2.3 eksperdi arvamused;
5.2.4 analüüsid;
5.2.5 tegevuste taasesitused;
5.2.6 asitõendid ja paikvaatluse tulemused;
5.2.7 inventuur;

Tõendusmaterjal peab olema saadud seadusega lubatud meetodeid kasutades.

5.3. Kontrolli leiud
5.3.1. Kontrolli leiud on tõendusmaterjal, mille kontrollija on kogunud kontrolli eesmärkide täitmiseks, s.t. selle jaoks, et vastata kontrolli küsimustele, kontrollida püstitatud hüpoteese jm.
5.3.2. Kontrolli leiud jagunevad:
5.3.2.1 kriteerium (kuidas peaks olema);
5.3.2.2 olukord (mis tegelikult on);
5.3.2.3 mõju (millised on tagajärjed);
5.3.2.4 põhjus (millest tulenevad kõrvalekalded).

6. Kontrollaruanne
6.1. Kolme nädala jooksul peale kontrolli lõpetamist koostavad kontrolli läbiviijad kontrollaruande eelnõu (edaspidi eelnõu), kus esitatakse kontrollimisel tehtud ning kontrolli toimikus sisalduvale tõendusmaterjalile toetuvad positiivsed ja negatiivsed tähelepanekud, järeldused ja soovitused.
6.2. Eelnõu kirjutamisele eelneb arutelu kontrollitud informatsiooni vahetamiseks ja täpsustamiseks kontrollijate vahel.
6.3. Eelnõu koosneb üldkokkuvõttest läbiviidud kontrolli tulemuste kohta, sissejuhatusest ja sisuseletusest. Mitme valdkonna kontrollimisel jaotatakse sisuseletus valdkonniti, järgides kronoloogilist numeratsiooni. Iga valdkonna sisuseletuse lõppu lisatakse kontrollitavale ameti üksusele või asutusele vastavad ettepanekud, soovitused ja järeldused avastatud puuduste kohta.
6.4. Eelnõud tutvustatakse kontrollitavale vastuväidete esitamiseks ja faktivigade tuvastamiseks.
6.5. Eelnõule esitatakse vastuskiri viie tööpäeva jooksul.
6.6. Kontrollijad koostavad kontrollakti ning esitavad selle allkirjastatult kontrollitavale asutusele või ameti üksusele ühe nädala jooksul vastuskirja esitamise tähtajast arvates. Kontrollakti koostamisel ei arvestata vastuskirjas tooduga, kui kontrollijail on alust arvata, et vastuväited ei ole põhjendatud ning kontrollijad on jäänud kontrollaktis toodud seisukohtade juurde.
6.7. Kontrollaruandes toodud kontrollitavale tehtud soovituste ja ettepanekute täitmiseks nähakse ette tähtajad.
6.8. Sisekontrolör teeb ettepaneku ameti juhatajale kontrollitavale asutusele või ameti üksusele ettekirjutuse tegemiseks.

7. Muud aruanded ja toimingud
7.1. Pettuse, asutuse vara, maine olulise kahjustamise või rikkumise avastamisel vormistab sisekontrolör raporti ameti juhatajale.
Ameti juhataja otsustab ettekirjutuse tegemise ning vajadusel informeerib õiguskaitseorganeid.
7.2. Memo kasutatakse kontrollimise käigus saadud informatsiooni edastamiseks, mis ei kuulu lülitamisele kontrollaruandesse ning ei vaja edastamist raporti näol. Memo lisatakse selle kontrolli toimikusse, mille käigus see teostati.
7.3. Lõpparuandes leitud faktivea parandamine vormistatakse kirjalikult aktiga, mille allkirjastavad samad isikud, kes on allkirjastanud kontrollaruande, milles viga avastati. Akt edastatakse kontrollitud asutuse või üksuse juhile ja lisatakse kontrolli toimikusse.

8. Järelkontroll
8.1. Järelkontrolli tegemise otsustab sisekontrolör.
8.2. Kontrollaruandes toodud puuduste korrastamise või juhataja käskkirjaga tehtud ettekirjutuste täitmise kohta tuleb selle saajal esitada ettekirjutuse täitmise kohta selgituskiri, mis võib olla järelkontrolli aluseks.
8.3. Jrelkontrolli läbiviimisest teavitatakse kontrollitavat ette vähemalt kaks tööpäeva.

Sisekontrolör
Riina Käos
Tel 6404678
riina.kaos@tallinnlv.ee
 

Viimati muudetud: 10.04.2018